Il Costo Nascosto dell’Automazione: Perché le Soluzioni Veloci Non Bastano nell’IT

Vedo questa tendenza emergente di servizi di “automazione” proposti da persone non IT senza un’adeguata conoscenza della gestione del rischio da parte di un CTO e delle conseguenze sul successo a lungo termine di un progetto.

Cosa intendo? Sempre più persone suggeriscono: “Ehi, facciamo una soluzione aziendale senza programmazione personalizzata, usando solo Shopify o cinque app diverse come risultato di un Frankenstein.”

Questo perché non richiede programmazione ed è più veloce, poiché non è necessario creare adattamenti personalizzati. Ma è davvero così?

Immaginiamo una situazione in cui si cerca di risparmiare sulle integrazioni ai marketplace. Per farlo, scegli di risparmiare e utilizzare soluzioni pronte all’uso per raccoglierle, perché le integrazioni sono già fatte. Sembra più economico, più semplice, fatto!

Poi ti accorgi che non ti piace l’amministrazione e che non esiste un sistema semplice per la gestione massiva dei prodotti. Invece di aggiungere questa funzionalità al sistema attuale, crei un’altra integrazione con un sistema cloud per risolvere il problema. È come se ogni volta che hai bisogno di qualcosa in più, invece di scalare, aggiungi una nuova app di terze parti.

Il risultato? Un sistema e-commerce senza vero e-commerce, solo per le integrazioni. Tre moduli di terze parti installati sul sito. Un’integrazione personalizzata necessaria per riempire tutti i dati nel sistema. Un sistema SaaS da cui ora dipendi solo per una migliore amministrazione. Questo significa che se loro cambiano il funzionamento del sistema, nessuno ti chiede se va bene o no; devi adattarti.

Cosa avremmo potuto avere qui? Qui avremmo potuto avere un sistema PIM specifico per risolvere questo problema. Sì, le integrazioni sarebbero costate il doppio o il triplo, ma alla fine la nostra soluzione è indipendente da servizi di terze parti. Avremmo anche una dashboard unica (più facile da mantenere, più semplice da insegnare ai nuovi arrivati, processi più trasparenti), e potremmo scalare il progetto rapidamente perché ci sono meno dipendenze e nessuna integrazione inutile da considerare ogni volta che pensiamo a una nuova funzionalità.

Approfondiamo.

Primo, i problemi iniziano quando ci sono quasi cinque dashboard diverse (amministrazione, e-commerce, fonti di dati, ecc.) e integrazioni tra loro. Cosa significa? Se hai cinque dashboard e i dipendenti cambiano statisticamente ogni due anni, o hai una documentazione eccezionale e qualcuno che spiega a ogni nuovo arrivato come funziona questo Frankenstein, oppure alla fine morirà perché nessuno ricorda e capisce più come funziona.

Secondo, ogni project manager o analista junior/non IT dovrebbe capire che ogni integrazione è un rischio IT a lungo termine. Cosa significa? Significa che le integrazioni cambiano e tendono a richiedere tempo aggiuntivo per essere testate e verificate. Quindi, puoi calcolare la quantità di integrazioni e raddoppiarla per ottenere quanto rischioso diventa il progetto: più integrazioni, più manutenzione, più domande quotidiane come “perché questo prezzo è arrivato così e non in altro modo,” ecc.

Terzo, il problema sono le persone che creano questi Frankenstein. Di solito non rimangono abbastanza a lungo sul progetto per vedere se il loro prodotto funziona davvero e risolve il problema con il basso costo promesso. Queste persone misurano il successo dicendo: “Ehi, è possibile; guarda cosa ho fatto.” Tuttavia, il vero successo di un progetto IT non si misura nella fase iniziale, ma dopo 3 o 5 anni di manutenzione e scalabilità. Ho visto molte situazioni in cui il Frankenstein muore quando il creatore lascia l’azienda.

Quarto, se il progetto startup avrà successo, sarà solo quando questo Frankenstein diventerà così complesso e ingestibile che inizierai a pensare a come semplificare tutto. Tornerai alle soluzioni personalizzate, un sistema, una dashboard, programmazione su misura, perché imparerai e capirai come vuoi avere il processo, e di solito per avere il processo come lo desideri serve programmazione su misura e non adattare app di terze parti con le loro limitazioni. Questo significa che se avessi speso i soldi correttamente fin dall’inizio, avresti solo bisogno di scalare; invece, dovrai rifare tutto, sprecando tempo e aumentando il rischio.

In conclusione

L’automazione senza programmazione o soluzioni economiche basate su canoni mensili è un ottimo inizio per un progetto, proprio come Excel è un ottimo inizio per qualsiasi processo. Questo funziona anche se possiedi quella startup e non lascerai l’azienda o il processo costruito con essa.

Tuttavia, la mia esperienza mostra che questo non vale per le grandi aziende, con project manager in continuo cambiamento, CEO sopraffatti da altro lavoro e senza attenzione sufficiente, e aziende che assumono programmatori esterni e devono essere efficienti.

Per le aziende corporate, basate su gestione del rischio IT, scalabilità e manutenzione, un sistema adeguato con programmazione su misura farà risparmiare denaro in 5 anni e ridurrà notevolmente i mal di testa.

Il mio consiglio: evita la trappola di una configurazione facile e quasi gratuita, che può causare mal di testa a lungo termine e il rischio di rifare tutto da capo in uno o due anni.

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